Software para firmas de abogados · PanamáEn casi toda firma el abogado abre el caso y cumplimiento se entera después, cuando ya hay honorarios de por medio. QuickFirm es un solo sistema donde el caso, el expediente de cumplimiento, el contrato y el cobro son partes de la misma pieza.
Este es el recorrido dentro del sistema. Mire quién actúa en cada momento: la mitad de las veces, el que actúa no es una persona.
Tipo de caso, cliente, responsable y etapa inicial. Si ese tipo de caso corresponde a una actividad regulada, el sistema lo marca en ese momento: no es una casilla que alguien recuerda marcar dos semanas después.
El aviso sale por el estado del caso, con destinatarios que la firma configura: el abogado responsable y su asistente siempre, más los correos que se agreguen a ese estado. El oficial se entera cuando todavía se puede decir que no.
Se le envía una sesión con su formulario —persona natural o jurídica— y la lista de documentos que debe adjuntar, incluidos los de cada miembro de la estructura. Lo completa desde su navegador, sin que nadie transcriba un PDF.
Llega la nota de la UAF o el comunicado de la ONU, el sistema lo lee, lo coteja contra la cartera y emite el Certificado de Exclusión con la huella del archivo consultado. Lo que el lector no logre leer, el oficial lo carga a mano y el certificado lo declara.
Factores, categoría, territorio y controles producen una calificación que se sustenta frente a un supervisor. El beneficiario final queda registrado con su estado y su soporte documental.
Actuaciones, tareas, documentos generados desde las plantillas de la firma, tiempo trabajado y gastos reembolsables. La rentabilidad del caso se ve mientras el caso avanza.
La propuesta de honorarios se aprueba antes de emitir. Cuando se factura, el documento sale con numeración fiscal y el cliente lo descarga de su portal: no hay que reenviarlo por correo cada vez que lo pierde.
El cliente queda en monitoreo periódico contra listas restrictivas, su debida diligencia tiene fecha de vencimiento y las operaciones fuera de parámetro quedan marcadas. La relación no se revisa una sola vez, al principio.
Cada pantalla de esta sección existe y está operando. Los nombres que ve son los del menú del sistema, no los de un folleto.
El panel de alertas del módulo de cumplimiento tiene una sola meta: que cada renglón llegue a cero. Operaciones sospechosas, documentos vencidos, FDD vencidos, personas sin debida diligencia, RUBF pendientes, tareas atrasadas. Lo que ya está en cero se queda arriba, en verde; lo que falta se queda abajo, para revisar. Así se ve el trabajo del mes, no una lista de reproches.
La firma decide el día del mes y la hora, contra qué listas se coteja y con qué umbral de similitud. De ahí en adelante el sistema corre solo y deja el resultado: personas evaluadas, coincidencias pendientes y el puntaje de cada una. El oficial revisa y decide; el sistema no cierra nada por su cuenta.
Cada listado que llega se coteja contra la cartera y termina en un Certificado de Exclusión: quién lo emitió, contra qué archivo, cuántas personas se leyeron y cuántas se confirmaron. El registro queda mes a mes, con lo emitido y lo anulado.
Cada ficha de debida diligencia tiene su vigencia y su estado de llenado, y el formulario lo completa el propio cliente en línea con la documentación de cada miembro de la estructura. El registro de beneficiario final vive al lado, con su soporte y su estado.
El sistema sabe qué tipos de caso caen en actividad regulada y exige lo que corresponda antes de dejar avanzar. El control deja de depender de que el abogado se acuerde.
Factores, categorías, territorios y controles configurables. La calificación se explica: se ve de dónde salió, quién la aprobó y cuándo toca revisarla.
Reglas sobre el movimiento del cliente, gestión de alertas y el expediente de la operación sospechosa con su estado, desde que se detecta hasta que se reporta.
La verificación reforzada —búsqueda ampliada, medios adversos, inteligencia de dispositivo— vive en QuickCheck y se conecta a este mismo expediente. No hay que volver a capturar al cliente.
Lo que un socio quiere saber un lunes por la mañana: qué se está trabajando, quién lo tiene, cuánto se facturó y qué caso está dejando dinero.
Por año, por abogado, por estado. Los cerrados se ocultan por defecto y el monto total de la cartera —con su saldo por cobrar— está arriba, no en un informe aparte que alguien arma el viernes.
Honorarios netos, costos directos, margen bruto y porcentaje promedio, calculados en vivo desde las facturas emitidas, los fondos aplicados y las horas trabajadas por la tarifa del abogado. Con su meta de margen a la vista.
Ficha del abogado, su tarifa, su cartera y su agenda. Cuando alguien sale de la firma se ve exactamente qué casos hay que repartir.
Anticipos con su saldo, su aplicación a facturas y las devoluciones pendientes de aprobación. El dinero del cliente no se mezcla con el ingreso de la firma.
El contrato con sus cargos periódicos, paquetes y vigencia. De ahí salen las facturas del mes sin que nadie las arme una por una.
Las sociedades donde la firma es agente residente, con su cobro anual y el análisis de cartera: quién pagó, quién no y cuánto representa en el año.
Los documentos se generan desde las plantillas de la firma y quedan enlazados al caso y a la persona, con vigencia. Lo que vence avisa antes.
Cada actuación queda registrada con su responsable. El caso cuenta su propia historia sin que haya que reconstruirla de la memoria de nadie.
Buena parte de las llamadas que recibe una firma son preguntas que el cliente podría responderse solo. El portal es esa parte, atendida sin interrumpir a nadie.
Ingresa con Google, con Microsoft o con un código de un solo uso que le llega al correo: sin una contraseña más que administrar. La pantalla lleva el nombre y el logotipo de su despacho, no el nuestro.
En qué etapa va cada asunto y quién lo lleva, con el detalle que la firma decida mostrar.
Lo que entregó, lo que falta y lo que está por vencer. El cliente sube el documento él mismo.
La debida diligencia y sus actualizaciones se completan en línea, con la documentación adjunta.
Facturas y estado de cuenta a la mano, para descargarlos cuando los necesite.
“Revise y apruebe su cotización”: la aprobación queda registrada, con fecha y responsable.
Lo que se conversa del caso vive en el caso, disponible para quien lo tome mañana.
Facturar es el final de una cadena que empieza en el caso. Si la cadena está rota, alguien la repara a mano todos los meses.
Las cotizaciones se siguen por estado: pendientes de aprobación, convertidas en caso, desistidas o rechazadas. Se ve dónde se atasca el trabajo antes de que empiece, y el motivo del rechazo queda escrito.
Emisión con la numeración fiscal de la firma y envío al proveedor de facturación electrónica, notas de crédito incluidas. Sin doble captura en otro portal.
Igualas, mantenimientos de sociedad y cargos periódicos se generan desde el contrato, en lote, con control de qué quedó emitido.
Saldos por cliente, aplicación de pagos y estado de cuenta imprimible en español o en inglés, según a quién se le envía.
Facturas, cobros y gastos se reflejan en la contabilidad de la firma —diario, mayor, balances y estados financieros— sin teclearlos otra vez en otro sistema.
Casi ningún problema de cumplimiento es una decisión equivocada: son fechas que se pasaron. La firma define en un catálogo qué se avisa, a quién y cuándo —por rol y por lista de correos—, y los agentes de inteligencia artificial trabajan sobre ese mismo expediente.
Nadie puede detener el despacho tres meses para cambiar de sistema. El arranque se hace por partes y sobre la operación real.
Antes de configurar nada se recorre la operación legal y la de cumplimiento con quien hace el trabajo, y se entrega por escrito para que usted lo apruebe.
Tipos de caso, etapas, plantillas, numeración fiscal, vigencias, factores de riesgo y avisos son parámetros de su firma. Se ajustan sin tocar el sistema.
Clientes, sociedades y casos abiertos se cargan antes del primer día de uso. El equipo entra a un sistema que ya reconoce su cartera.
Se pone en producción por etapas. Capacitamos a los usuarios y a los administradores, y el acompañamiento sigue después de la puesta en marcha.
Recibimos una necesidad empresarial compleja, la entendemos y la convertimos en una solución tecnológica integral. La conversación empieza por su operación, no por un catálogo de software.