Debida diligencia · Ley 23 de 2015

Debida diligencia de clientes, con la evidencia guardada

La Ley 23 de 2015 le exige conocer a cada cliente antes de trabajar con él y mantener ese conocimiento al día. QuickCheck convierte esa obligación en un flujo, y cada paso queda registrado.

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01IdentificarAl cliente, a quien actúa por él y al beneficiario final.

02VerificarContra fuentes confiables y listas de sanciones.

03ActualizarUna vez al año el alto riesgo, o antes.

04ConservarEl expediente cinco años tras la relación.

01 / La norma

Lo que la ley pide según el tipo de cliente

La debida diligencia cambia si el cliente es una persona, una sociedad o una persona expuesta políticamente.

Ley 23 de 2015

Persona natural, sociedad y PEP no se tratan igual

En una sociedad hay que seguir la cadena de propietarios hasta llegar a la persona natural que la controla. Ese es el punto que más se observa en las inspecciones.

Certificaciones de constitución y vigencia de la sociedad
Dignatarios, directores, apoderados y firmantes
Beneficiario final hasta la persona natural
Debida diligencia reforzada a los PEP

Formulario de debida diligencia de persona jurídica en QuickCheck con datos regulatorios: profesión, destino de los fondos, instrumento y monto — Para una sociedad se piden otros datos que para una persona natural: actividad, destino de los fondos, instrumento transaccional y monto mensual esperado.

02 / El flujo

Cómo se hace la debida diligencia en QuickCheck

El cliente entra una sola vez y el expediente nace completo; nadie lo arma después.

Expediente de debida diligencia de un cliente en QuickCheck con su índice de cumplimiento y las búsquedas en listas — El expediente del cliente con su índice de cumplimiento y, debajo, cada búsqueda en listas con su fecha y su resultado.

Ficha de coincidencias por revisar en QuickCheck con nivel de riesgo, similitud y la decisión sobre la búsqueda — Antes de pedirle nada al cliente: cuántas coincidencias hay por revisar, el nivel de riesgo, la similitud más alta y la decisión pendiente.

Formulario de debida diligencia (FDD) completado por el cliente en QuickCheck: sociedad, beneficiarios finales, origen de los fondos y firma electrónica — El cliente completa el formulario por enlace seguro: datos de la sociedad, directores y beneficiarios finales, origen de los fondos, y firma al final.

Calificación de riesgo vigente de un cliente en QuickCheck: matriz SBP persona jurídica, 4.60 riesgo medio, con fecha y oficial — La calificación queda vigente con su puntaje (4.60, riesgo medio), la fecha y el oficial que la aplicó; se descarga en PDF o Excel.

03 / La evidencia

Lo que entrega el día de la inspección

La pregunta del supervisor nunca es qué hace su plataforma: es qué revisó usted, cuándo y contra qué.

Informe

Por persona

Fecha, hora, usuario, fuentes consultadas, coincidencias, descartes y conclusión, en PDF con su logo.

Expediente

Resumen consolidado

Los datos, los documentos y la firma del cliente en un solo lugar.

Coincidencias

Debida diligencia ampliada

Una coincidencia PEP o una noticia negativa entra a una cola de revisión con su puntaje; el descarte queda escrito.

Documentos

Vencimientos que avisan

Cada documento tiene fecha de vencimiento y su propio aviso, para actualizar a tiempo.

Trazabilidad

Bitácora auditable

Quién consultó, qué consultó y cuándo. El registro no se edita.

Monitoreo

El cliente sigue vigilado

Después del alta, se vuelve a revisar según su nivel de riesgo.

Reporte de debida diligencia en QuickCheck con los formularios por estado: en edición, en revisión, aprobados y procesados — El reporte que se entrega en la inspección: cada formulario de debida diligencia con su estado, el analista, las fechas y el PDF.

04 / Preguntas

Lo que nos preguntan, con la respuesta corta

¿Qué es la debida diligencia de clientes?

Es el conjunto de medidas para identificar y verificar a un cliente, a quien actúa en su nombre y a su beneficiario final, entender su riesgo y mantener esa información al día durante toda la relación.

¿Cada cuánto se actualiza la debida diligencia?

La Ley 23 exige actualizar a los clientes de alto riesgo como mínimo una vez al año. En QuickCheck usted define cada cuántos días se revisa cada nivel de riesgo y la plataforma lo hace sola.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el expediente?

Al menos cinco años desde que termina la relación con el cliente, según el artículo 29 de la Ley 23 de 2015.

¿Falta la suya? Pregúntenos con su caso sobre la mesa y la respondemos sobre su operación, no en general.

05 / Siga leyendo

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Fuente: Ley 23 de 2015, texto actualizado (Compendio UAF, abril de 2022), artículos 27, 28, 29 y 34. Esta página es informativa y no sustituye la asesoría legal de su empresa.

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